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Bus Cologne - La conclusion

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Tout a commencé le 19 février sur notre forum interne, par un topic sobrement intitulé "Idée débile ? Bus ESL Cologne, votre avis". 484 posts et de nombreuses prises de tête plus tard, le projet était lancé. Un aller/retour à Cologne et une Marseillaise après, il nous semblait intéressant de vous faire un rapide bilan de cette première expérience pour nous.

Quasiment six mois d'écart entre l'idée initiale et sa réalisation concrète, ça peut paraitre long, mais si pour n'importe quelle agence de voyage un tel projet doit être trivial à mener, il nous fallait bien ça pour organiser, sur notre temps libre - et un peu sur notre temps de travail aussi, soyons honnête ;) - un tel projet. Les questions à répondre étaient nombreuses : est-ce à VaKarM de faire ça, est-ce que légalement on a le droit, quelles sont les contraintes réglementaires, quid des mineurs, quels sont les risques financiers pour l'association si le bus n'est pas rempli et bien sûr tout simplement combien ça va couter, est-ce qu'au final le prix par personne sera raisonnable et les gens accrocheront-ils à l'idée ?

Heureusement les "trolls et rageux du net" sont minoritaires dans la communauté et vous avez été nombreux à répondre rapidement présent, puisque la totalité des places étaient vendues deux mois et demi avant la date du départ.

Nous profitons aussi de ce bilan pour remercier nos partenaires SteelSeries et 7Skins, eux aussi enthousiasmés par le projet et qui ont rapidement voulu apporter leur soutien. Le t-shirt spécial (designé par Cerogrimm) et distribué gratuitement par 7Skins à tous les participants a eu son petit succès et nombreux étaient les participants à le porter samedi ou dimanche. Merci à Aks notre ancien commentateur et fondateur de 7Skins pour ce cadeau !

Le TShirt fourni par 7Skins

SteelSeries n'était pas en reste et avait sorti le grand jeu, en offrant notamment deux places gratuites et une belle quantité de lots, puisque près de la moitié des participants a eu droit à un tapis de souris ou un casque Sibera V3. Seul petit regret, nous aurions souhaité en faire gagner en partie via un concours avec des questions du type "Jeudi Oui", mais on a manqué d'un peu de temps pour organiser ça comme on le voulait dans le bus.

Un grand classique de SteelSeries

Nous ne reviendrons pas ici en détail sur le déroulement du voyage, vous avez pu avoir des informations notamment via les différents comptes Twitter et Snapchat VaKarM ou des participants. Une chose est sûre, l'énorme majorité des participants semble content de son week-end, et c'est pour nous le principal. Mis à part un petit "couac" sur la navette du samedi matin, le voyage s'est déroulé sans incident particulier. Un petit salut en passant à tous les Français qui n'étaient pas du bus et qui nous ont rejoint en tribune pour la finale :)

Certains se sont fait plaisir dans les boutiques (photo Akuma_AiGhT)

Merci également aux différents tops pour leurs proximité et en particuliers à RpK, kioShiMa, NBK et kennyS, ainsi qu'à leurs managers respectifs Niak et Next.

Côté financier pour l'association, le but n'est pas de transformer VaKarM en agence de voyage et nous n'avions pas spécialement prévu de faire des bénéfices. L'ensemble du projet a coûté environ 9 050 € pour 9 250 € de recettes, les 200 € de différence correspondant au prix d'une place, qu'on avait décidé de garder en "marge de sécurité" (notamment en cas d'annulation d'un des participants). C'est donc une opération quasi blanche pour nous et qui n'aura pas d'impact (positif ou négatif) sur nos autres activités.

La fine équipe au complet (photo Haru)

Pour finir, on est bien entendu particulièrement content du déroulement du voyage, même si, comme toujours pour une première fois, on a relevé plein de points à améliorer. Merci encore aux 47 participants qui ont cru en nous dans ce projet, pour leur bonne humeur et pour avoir largement contribué à la super ambiance de ces deux jours.

On ne peut pas vous promettre qu'on refera ça, il faut d'abord l'évènement qui s'y prête et les ressources en interne pour s'en occuper, mais si un jour on devait remettre ça, c'était une première expérience très encourageante !

Liens : Steelseries - 7Skins

Informations
Publie le 28/08/2015 à 16:16:20
Tags bus, cologne, bilan
Designer ...
Rédacteur
SekYo
SekYo
France
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